“Come faccio a portare a termine le cose che dovrei fare?” è una domanda che tutti ci siamo fatti almeno una volta nella vita. Spesso le cose da fare si accumulano, gli impegni si sovrappongono e ci sembra di vivere una continua lotta contro il tempo. Ci impegniamo al massimo, ma alla fine non riusciamo comunque a portare a termine le cose di cui dovevamo occuparci.
Come se non bastasse, ci sembra di essere circondati da persone che invece riescono tranquillamente a fare tutto, addirittura senza fatica. Hanno super poteri? No, anzi il più delle volte scoprirai che hanno meno memoria di te. Quale è dunque il segreto? Semplice: conoscono delle strategie che tu non conosci.
Richard Templar, consulente aziendale noto in tutto il mondo per le sue “Regole”, ci viene in aiuto ancora una volta. Nel suo libro “Come portare a termine le cose” ha racchiuso infatti le regole per organizzarsi e portare a termine tutto quello che dobbiamo fare ogni giorno, senza (troppa) fatica.
Vediamo insieme le prime dieci!
- Fai degli elenchi.
Quando abbiamo molti impegni, sia a livello lavorativo che privato, fare degli elenchi di cose da fare è sempre una buona idea. Questo aiuta a ricordare tutto ciò che dobbiamo fare e ci permette di lasciare libera la mente per pensare ad altro. Più l’elenco è lungo, più spaventa. Un trucco può essere quello di inserire al primo posto qualcosa di semplice e veloce da portare a termine: sarà molto più semplice proseguire! - Pensa positivo.
Avere un atteggiamento positivo aiuta sempre. Se hai davanti una montagna di lavoro, tanto vale affrontarlo pensando positivo e concentrandoti sugli obiettivi che hai già raggiunto. Se qualcosa non viene mai fatto, evidentemente non era nulla di essenziale. Dai a ogni cosa il giusto peso e non affannarti sulle cose da poco conto. - Metti a posto o butta via.
Tutti abbiamo una piccola collezione di oggetti che non utilizziamo perché in attesa di essere riparati. Ci ripetiamo che prima o poi troveremo il tempo per sistemarli, ma è una bugia: se così fosse, lo avresti già fatto. La regola di Templar è: qualsiasi oggetto che non sei stato in grado di riparare nel giro di sei mesi va buttato. Inutile avere sensi di colpa o rimarrà nella tua lista di cose da fare in eterno. - Tieni il tempo.
Stai lavorando al computer quando improvvisamente ti accorgi che la riunione sta per iniziare e tu non hai ancora finito di preparare i documenti che ti servivano. Oppure stai preparando la cena prima di andare a prendere tuo figlio, quando ti accorgi di aver perso la cognizione del tempo e che saresti dovuto uscire cinque minuti fa. Capita a tutti. La soluzione? Imposta un timer in modo che si attivi quando devi interrompere quello che stai facendo. Facile no? - Fai lavorare la tecnologia al posto tuo
Oggi esistono infiniti esempi di tecnologia che aiuta a risparmiare tempo. Ecco alcuni esempi banali, ma che molti ancora non usano: app per fare la lista della spesa, per gli orari dei mezzi di trasporto o per ricordarsi scadenze e compleanni; navigatore satellitare per evitare traffico e ingorghi; fare acquisti online. Scopri cosa fa al caso tuo e inizia a sfruttarlo al meglio, noterai subito la differenza. - Confrontati con gli altri.
Ovviamente siamo in grado di pensare a certe cose da soli, ma a volte ci serve un altro punto di vista, un modo diverso di affrontare il problema per riuscire ad avere buone idee. Cerca sempre qualcuno di cui ti fidi per confrontarti: per una vera ispirazione creativa, due teste sono meglio di una. - Premiati.
Esiste il detto: “Come si mangia un elefante? Un pezzo alla volta”. Questa è la filosofia giusta per affrontare anche le sfide che ti sembrano più lunghe e complicate. Suddividi tutto in piccole attività e poi concediti un premio alla fine di ciascuna. Ad esempio una tazza di tè, portare il tuo cane a fare una passeggiata o telefonare a un amico. Attenzione però a non passare più tempo a ricompensarti che a portare a termine il lavoro! - Impara a dire no.
Una delle regole fondamentali per portare a termine le cose è imparare a dire “no” quando serve. Continuare ad accettare nuovi incarichi o nuove mansioni da svolgere, non farà che aumentare il tuo carico di lavoro. Impara a dire no, ma senza creare conflitto. Più ti alleni, più diventerà semplice. - Devi sapere chi sta facendo cosa.
Puoi essere bravissimo a delegare, ma non servirà a nulla se non sai chi sta facendo cosa. Se non hai bene sotto controllo la situazione, rischi di affidare lo stesso compito a due persone o di lasciare delle attività scoperte e ferme a metà strada. L’ideale è mettere sempre tutto per iscritto, per evitare dubbi e contrasti. - Mantieni la calma.
Se vuoi portare le persone dalla tua parte, esprimi come ti senti ma evita sentimenti negativi. Ad esempio urlare o mettersi a piangere e implorare per ottenere qualcosa dagli altri non porterà a molto. Magari può funzionare al momento, ma a lungo termine no. Mantieni sempre la calma e non attaccare gli altri, se vuoi un aiuto per portare a termine le cose.
In “Come portare a termine le cose” trovi tutte le altre regole proposte da Richard Templar.
QUI trovi invece 10 regole tratte dal libro di Richard Templar “Essere il capo” e QUI un approfondimento sul libro “Gestire il denaro“. Buona lettura!